一：單證交易
所謂單證交易，就是用一套單證文件來代表貨物。交易以這套單證為對象，誰拿到了這套單證，誰就是貨物的主人。這樣一來，貨物盡量不動，單證則任意買賣轉手，由單證的持有者決定何時以及如何最終處理貨物。這套單證，通常包括幾個核心文件：
1、提單（即提貨單Billofloading，縮寫為B/L）
2、發(fā)票（Invoice）
與普通發(fā)票的概念不同，外貿中的“發(fā)票”指的是自己制作的列明該貨物名稱、數(shù)量和價格的一份署名文件。
3、裝箱單（PackingList）
自己制作的列明該批貨物體積重量及包裝情況的一份署名文件。
4、其他說明貨物情況的文件，如證明貨物品質的檢驗證書，證明產地的產地證書等。
全套單證中，以提單最為重要，因為它是貨物的所有權證明----是具備國際公認的法律效力的物權證明。發(fā)票和裝箱單可以自己繕制。其他檢驗證書、產地證書等等則根據(jù)貨物的特性和買家的要求，由相應的國家機構如進出口商品檢驗檢疫局等，或雙方認可的組織機構如民間檢驗公司，貨運公司等出具。
從某種意義上來說，外貿操作員經(jīng)手買賣的不是一堆堆的物品，而是一疊紙片。因此一個外貿業(yè)務員完成一筆交易，而自始至終沒有見過貨物的模樣，一點也不奇怪----他只需謹慎處理好那疊紙片即可。我們不難設想，因為貿易多數(shù)時候是憑單據(jù)而不是實物交易，因此即使貨物本身完美無缺，而單證有瑕疵----比如數(shù)據(jù)上的錯誤缺少一份相關證明文件等----則很可能導致交易失敗。反過來，即使貨物有問題，而單證齊全，仍可以初期順利交易。當然，這帶來了一些風險，比如偽造單證進行欺詐。不過欺詐本身在世界各國都是犯罪行為，自有相應的追究措施。
總之，單據(jù)在外貿中的作用是決定性的。建立起“外貿實際上就是買賣一套單據(jù)”的概念，對于理解國際貿易中很多特殊的、專業(yè)性的操作非常必要。
市場競爭激烈，很多時候，價格成了是否成交的惟一的因素。我們常會看到外貿商以低于國內銷售成本的價格出口貨物。他們瘋了嗎？不。即使以低于進價的價位“賤賣”，外貿仍有利潤。這就是外貿第二大關鍵秘密：退稅制度。
二：退稅制度
退稅是外貿中的重要概念，也是目前外貿業(yè)務中利潤的主要來源。為便于管理，國家假定所有產品均為國內流通與消費，因此普遍征收增值稅，稅率高達售價的6%~17%不等。正規(guī)情況下，國內采購或出口前的價格均為含稅價，即已經(jīng)繳納了增值稅的價格。而產品用于出口的話，這部分稅就不應征收了，已經(jīng)征收的可以按照程序部分或全部退返給出口商。
假如你從國內工廠購進彩電一批，價格為含稅價1170元，其中1000元就是凈價，170元是已繳增值稅。按照國家的規(guī)定，彩電類產品的出口退稅率為17%，也就是說，彩電出口以后，稅務局將退返170元給出口商。這樣一來，即使出口商以平本價即1170元出口，仍可得到退稅款170元作為利潤收入。在這種情況下，如果出口者出于競爭考慮，從170元中拿出一部分來貼補降價，即使以低于進價1170元的價格出售，也還是有利潤的。信用證是外貿中最重要的也是最常見的工具。國際商會為規(guī)范信用證的使用而制定了統(tǒng)一的標準《UCP500》即《國際跟單信用證統(tǒng)一規(guī)定》，作為使用及仲裁的依據(jù)。
外貿交易通常貨值比較高，相應的退稅金也很可觀。當然，國家對退稅管理也很嚴格的，與外匯管理緊密結合。出口前需從外匯管理局部門領取《出口退稅核銷單》，申報出口總金額。核銷單還需海關蓋章確認貨物確實已經(jīng)出口。在收到國外買家支付的貨款以后，憑銀行收據(jù)，連同核銷單到外匯管理局辦理核銷，再憑增值稅發(fā)票等到稅務局辦理退稅事宜，領取退稅金。
因此，外貿利潤的來源，相當程度上來源于國家出口退稅制度中的出口退稅，這是外貿最顯著的特點之一，也與大多數(shù)外貿業(yè)務員日常操作息息相關。
三：信用證交易
國際貿易中買賣雙方相距遙遠，背景各異貨物籌備交接以及貨款的支付周期都很長。因此商業(yè)信用就成了一個很大的難題。
作為出口商，擔心備齊了大宗貨物以后，買家變卦怎么辦？貨物千里迢迢運到國外，客戶不要了怎么辦？或者要了不給錢怎么辦？自然希望買家能夠先支付貨款，有了保障然后再備貨交貨。作為進口商，擔心出口商無法按時交貨怎么辦？貨物質量、數(shù)量不合格怎么辦？自然希望賣家先把貨物交付了，核查無誤再給錢。
這個矛盾，當然也可通過買家支付部分預付款或訂金的方式協(xié)商解決，但畢竟非上上策，一來買家資金占用比較大，二來真有什么糾紛了，雙方無論對錯都損失，不利公平。
于是就產生了一種外貿特有的操作方式：信用證。信用證的產生，正是以外貿“單證交易”特性為基礎的。
所謂信用證，通俗說來就是買賣雙方事先商定交易條件，如品名、數(shù)量、質量標準、價格、交貨時間等。然后買家找一家銀行（通常就是買家的開戶行，或有一定的擔保）作為“中間人”，把這些交易條件提交銀行，銀行據(jù)以出具一份文件作為買賣雙方交易的依據(jù)。銀行作為中間人的責任，就是監(jiān)督交易行為。賣方根據(jù)文件來備貨出貨，然后把代表貨物的全套單證交付銀行。銀行審核單證無誤以后，直接支付貨款。有銀行作為中間人，買賣雙方就不再直接進行錢貨交易，而是分別與銀行打交道。賣家不及時、按質按量交貨，就拿不到錢；買家不付錢，就拿不到貨。反之，有銀行作保，只要賣家交了貨，就一定能拿到錢。這種方式，既不占用買家資金，又給予了賣家很好的信用保證。這份用以證明雙方商業(yè)信用的文件，就叫做信用證。
信用證最基本的一般有四個關系方：
1、進口商:負責向自己的開戶銀行申請開立信用證，叫做信用證申請人。
2、進口商的銀行負責開立信用證并審核單據(jù)、撥付款項，叫做信用證開證行。
3、出口商負責根據(jù)信用證出貨，享有信用證保障的付款，叫做信用證受益人。
4、出口商的銀行負責替出口商領取信用證、轉交單證并與開證行接洽，叫做通知行。
此外，最終負責撥款的銀行叫做信用證償付行，一般就是開證行；也可以由另外的銀行先行墊付并收取少量費用，叫做信用證議付行，一般也就是通知行。
通過對外貿的三個關鍵秘密：單證交易、退稅制度和信用證結算的了解，我們基本上掌握了外貿的精髓。現(xiàn)在我們終于可以比較清楚地理解一個標準的出口操作案例流程了：
尋找客戶----簽訂合同----客戶開出信用證----根據(jù)信用證備貨----貨物辦理商檢、報關后交付貨物運輸公司并取得提單----根據(jù)信用證備齊全套單據(jù)----單據(jù)交付國外銀行，國外銀行審核無誤后撥付貨款至國內銀行----根據(jù)國內銀行的收款憑證至外匯管理局辦理核銷----至稅務局辦理退稅----結束