了解行情，就比較好講價(jià)了，節(jié)省一點(diǎn)運(yùn)費(fèi)開支。但是，注意不要太苛刻。行走江湖，互利互助，分利于人，大家關(guān)系才能長久。貨代就是靠這個(gè)吃飯的，如果咱們太摳，導(dǎo)致貨代沒什么利潤，他們自然就沒有幫忙的動(dòng)力。特別是艙位緊張的時(shí)候，不免會(huì)有貨物被延誤，不能上船而拖遲。此時(shí)，貨代多半會(huì)優(yōu)先安排那些有利潤可圖的貨物，運(yùn)費(fèi)太“摳”的自然就被拋下了。所以，出于長期合作，關(guān)鍵時(shí)候*貨代大力幫忙的因素考慮，不必太計(jì)較那幾十百把塊錢的，讓貨代有錢可賺，才有殷勤服務(wù)的積極性。
講價(jià)的時(shí)候還要注意，國際海運(yùn)價(jià)總是浮動(dòng)的。根據(jù)貨運(yùn)淡旺季和燃油價(jià)格的變動(dòng)，會(huì)有小幅漲跌，有時(shí)候漲跌甚至?xí)_(dá)到每個(gè)20尺柜上百美元。這個(gè)價(jià)格的波動(dòng)不由貨代控制而是船東說了算，貨代通常只能確認(rèn)預(yù)知本月的價(jià)格?？蓪?shí)際上咱們常常需要預(yù)先問價(jià)，以便根據(jù)海運(yùn)價(jià)格核算對外報(bào)價(jià)，考慮到交易磋商周期，很可能一兩個(gè)月以后才出貨。所以，向貨代詢問價(jià)格的時(shí)候，不妨告訴他們你大致的出貨時(shí)間，請貨代告知可能的運(yùn)費(fèi)變動(dòng)趨勢，以便核算對外報(bào)價(jià)的時(shí)候留點(diǎn)余地。當(dāng)然，一些貨代急于招攬生意，詢問他們的時(shí)候永遠(yuǎn)會(huì)說“要盡快訂艙，下個(gè)月會(huì)漲價(jià)”云云，不必理睬他們。多問幾家，了解實(shí)際的趨勢，并選擇那些能夠如實(shí)相告、提供合理建議的貨代來合作。
找好貨代，談好價(jià)格以后，咱們也要積極配合貨代的工作。把運(yùn)輸安排得穩(wěn)妥周詳一些，只要條件允許，工作就提前一點(diǎn)，給貨代足夠的時(shí)間來操作。一般說來過程是這樣的：
1．向貨代訂艙；
2．貨代傳真貨物進(jìn)倉通知；
3．整柜貨物的，貨代安排集裝箱拖車；拼柜貨物的，按照貨代進(jìn)倉通知的指示按時(shí)送進(jìn)指定倉庫；
4．把報(bào)關(guān)資料（即報(bào)關(guān)所需的發(fā)票、裝箱單、報(bào)關(guān)單、核銷單及其它所需單證）及時(shí)交給貨代，委托貨代報(bào)關(guān)。如果是自己報(bào)關(guān)的，則按照貨代規(guī)定的時(shí)限內(nèi)完成報(bào)關(guān)；
5．報(bào)關(guān)裝船的同時(shí)，與貨代核對提單內(nèi)容，把客戶對提單的種種要求告訴貨代，請貨代按照要求制單。貨代以咱們最后確認(rèn)的內(nèi)容格式出具提單；
6．船開后，貨代通知所需費(fèi)用，并出具運(yùn)費(fèi)發(fā)票。咱們付清費(fèi)用，取得提單；
7．月余左右時(shí)間，報(bào)關(guān)時(shí)候交給海關(guān)的報(bào)關(guān)單一部分和核銷單退回來。如果是委托貨代報(bào)關(guān)的，貨代應(yīng)將這些單據(jù)及時(shí)轉(zhuǎn)交咱們，以便辦理核銷事宜。
時(shí)間安排上則很有講究。一般采取倒推計(jì)算方法，先確定最后期限，再根據(jù)操作步驟倒推計(jì)算時(shí)間。
舉例，假設(shè)咱們與客戶擬定10月20日出貨，運(yùn)往澳大利亞的悉尼港口。注意并不是每天都有船開往悉尼的。開船航次通常會(huì)以周為單位，比如說規(guī)定逢周二、周五有船。經(jīng)查20日是周四，之前最接近的航次是18日周二的船。這樣一來，18日才是咱們實(shí)際操作中的最后交貨日（可能的話，最好安排提前一個(gè)航次，比如說14日周五的船。這樣即使屆時(shí)有什么延誤趕不上船，咱們也還可以走18日的航次，期限內(nèi)完成交貨。否則就只能通過倒簽提單解決了）。
18日的船，按照規(guī)定必須提前半天到一天截止裝船，即行話中的“截放”，更須提前一兩天完成報(bào)關(guān)裝船事宜，行話稱為“截關(guān)”。故一般情況下我們應(yīng)在16日左右把貨物運(yùn)至碼頭并完成報(bào)關(guān)。而在本案例中，16日逢周日，穩(wěn)妥起見，最好在上周五即14日完成報(bào)關(guān)?？紤]到訂艙及安排拖車裝柜所需時(shí)間，提前一周為宜。所以，11日左右向貨代訂艙，14日左右完成報(bào)關(guān)，18日如期上船是本案例中比較穩(wěn)妥的辦法?？梢?，合同約定20日交貨的，到了實(shí)際操作中咱們11日就要?jiǎng)邮譁?zhǔn)備了。
當(dāng)然，緊急情況下通過貨代幫忙，咱們可以在短時(shí)間內(nèi)完成報(bào)關(guān)出貨。仍依上例，18日的船17日才完成報(bào)關(guān)上船的也不是不可能，但畢竟太玄，非常規(guī)做法。
了解了過程，基本上就理解了時(shí)間安排的慣例，即一般提前1周訂艙，提前兩天完成貨物進(jìn)倉和報(bào)關(guān)事宜。在與貨代配合熟稔之后，時(shí)間可以安排得緊湊一些，提前三五天訂艙都還趕得及。
其中需要格外注意的就是節(jié)假日和周末的影響。因?yàn)閳?bào)關(guān)出運(yùn)需要出口方、貨代、碼頭、海關(guān)等幾方操作，節(jié)假日和周末特別容易造成配合與聯(lián)系上的脫節(jié)。尤其春節(jié)、“五一”、“十一”長假，是海運(yùn)出貨最容易出問題的時(shí)段，而一旦出問題就沒法及時(shí)解決。因此在與客戶訂立合同的時(shí)候，最好避免在長假內(nèi)出貨。實(shí)在需要假期內(nèi)出貨的，首先把“官方機(jī)構(gòu)”的銜接工作在假期前解決，同時(shí)與貨代工廠之間保持密切聯(lián)系，索要經(jīng)手人的手機(jī)號(hào)等應(yīng)急聯(lián)系方式，預(yù)先理順操作環(huán)節(jié)，估計(jì)可能的意外并準(zhǔn)備必要的應(yīng)急預(yù)案。有折扣。